Det koster penge...
- når salgsprocesser ikke fungere
- når data ikke deles i organisationen
Det er her Sales and Operations Planning (S&OP) skaber værdi
Hvor opstår udfordringen?
At optimere de enkelte forretningsenheder eller afdelinger i en virksomhed kan give markante konkurrencefordele. Det kan være produktionsoptimering, i form af just in time, lean six sigma, eller andre typer af optimering.
Det kan være optimering af salg med CRM systemer, entydige processer, klare målsætninger, metodeapparat, i tæt integration med data specialister og øvrige marketing funktioner.
Hvert område kan give værdiskabende fordele, og det vil uundgåeligt øge motivationen hos den enkelte medarbejder.
Men deles data, processer og målsætninger ikke på tværs i organisationen, er der stor risiko at man ikke opnår den ønskede effekt.
- organisationen arbejder i forskellige gear
- det “svageste led” sætter grænsen for mer-værdi, og I værste fald kan det gøre virksomheden sårbar
- der opstår nemt frustrationer
De udfordringer vi møder
- Produktion arbejder med “erfaringsdata” og medtager ikke aktuelle salgstal
- Salg/marketing sætter nye tiltag igang uden kendskab til leveranceapparatet, der kan lede til utilfredse eller tabte kunder.
- Logistik, både up-stream og down-stream, er ikke integreret med resten af værdikæden.
- Status på underleverandører er ikke kendt, og det gælder uanset om de har en effekt på produktion, omkostninger eller forsyningssikkerhed.
- Alternative underleverandører er ikke adresseret.
Sales and operations planning (S&OP)
En praksis for at optimere, dele, planlægge og koordinere på tværs af virksomheden er Sales and Operations Planing (S&OP), der fungerer som et cyklisk koordinerende organ:
- Efterspørgsel (Sales Forecast og Demand planning)
- Samlet vurdring af input fra salg, historiske data, og fremtidige prognoser.
- Udbud (Kapacitet) Supply Planning
- produktion
- lager
- underleverandører
- logistik
- Planlægning og koordination
S&OP arbejder med flere tidsperioder parallelt, hvor periodernes størrelse afhænger af virksomhed og målsætninger:
- Lang (12+ måneder). Data på det her niveau er også målsætninger, planer og budgetter som sætter de finansielle rammer, herunder investeringer i det kapacitetsapparat, der skal imødekomme den fremtidige efterspørgsel.
- Mellemlang (måneder), Her har man et reelt udtryk for virksomhedens kapacitet, og kan planlægge op i mod den forventede efterspørgsel. Data på det her niveau skal være i synk på tværs af virksomheden.
- Kort (dage – uger). Her skal efterspørgsel og kapacitet være i 100% synk,.
Ovenstående er cyklisk af karakter, og skal løbende optimeres og justeres i forhold til de faktiske forhold. Det kan kun lade sig gøre via processer for kommunikation og dataindsigt på tværs af virksomheden.
Det kan lyde logisk, men S&OP er ikke et fokusområde i mange virksomheder. En forklaring kan være mangelende ressourcer, men det kan også handle om virksomhedens kultur.
Andre årsager kan være suboptimering, forkerte eller manglende målepunkter, aflønningsmekanismer der ikke er i synk, og menneskelig natur. De årsager kan hver især og samlet modarbejde målet.
Forecast er et glimrende eksempel på et område der er påvirket af den menneskelige natur.
På trods af CRM systemer, type af salgskanaler, onlineberegninger eller andet, er forecast en fremtidig prognose.
Det har en afsender (salg, marketing), og den afsender ønsker at se godt ud, den dag prognosen bliver til virkelige data: Er det præcis som anført, tæt på, eller lidt overleveret er der klapsalver – men sjældent, hvis det er langt fra.
Summen af et optimistisk forecast kan i værste fald betyde, at der produceres langt over forventning, og som måske ikke kan afsættes senere. Det kan også foranlede, at der næppe lyttes med samme iver næste gang.
Summen af et pessimistisk forecast kan betyde at “afsender” ser godt ud (ender med at levere mere end sine tal). Effekten kan i midlertid være at virksomheden ikke kan levere, og resultere i utilfredse, eller endnu værre, tabte kunder.